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Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse
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Erstellen Sie Ihren Plan
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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt
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Optimieren Sie Ihre Ergebnisse
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Überprüfen und aktualisieren
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Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten
Die Budgetierung von Bürokosten ist eine Schlüsselkompetenz für jeden Büroadministrator. Es hilft Ihnen, den Einsatz von Ressourcen an Ihrem Arbeitsplatz zu planen, zu steuern und zu optimieren. Unabhängig davon, ob Sie für ein kleines Team oder eine große Abteilung verantwortlich sind, müssen Sie wissen, wie Sie ein realistisches und effektives Bürobudget erstellen und verwalten. In diesem Artikel behandeln wir einige der grundlegenden Schritte und Tipps für die Budgetierung von Büroausgaben.
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- Amit Bansal Leading the Indian Subcontinent @ CWGC
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- Fatimah Descatiar Showroom Manager - Silica Plus
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1 Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse
Identifizieren Sie wesentliche und nicht wesentliche Elemente und Dienstleistungen, die für das ordnungsgemäße Funktionieren des Büros erforderlich sind. Zu den üblichen Bürokosten gehören Miete, Nebenkosten und Instandhaltung. Ausrüstung, Möbel und Zubehör; Software, Lizenzen und Abonnements; Kommunikation, Internet und Telefon; Reisen, Transport und Parken; Ausbildung, Entwicklung und Ausbildung; sowie Unterhaltung, Catering und Veranstaltungen. Um abzuschätzen, wie viel Sie für jede Kategorie ausgeben, überprüfen Sie frühere Aufzeichnungen, Rechnungen, Quittungen und Berichte. Darüber hinaus befragen Sie Mitarbeiter, Kunden und Stakeholder, um einen Einblick in ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu erhalten. Es ist wichtig, dass Sie alle Änderungen berücksichtigen, die sich in Zukunft auf Ihr Büro auswirken könnten, wie z. B. Erweiterung oder Umzug.
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- Oghenefejiro Vanessa Dagbo Recruitment Consultant | HR Expertise, Customer Support, Selection Events
I reviewed previous petty cash vouchers and bank payable transactions in order to gain insight and forecast expenses It is essential to consider miscellaneous as a result of increased cost due to inflation and devaluation of a country’s currency as in the case Nigeria when forecasting expenses.
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- Fatimah Descatiar Showroom Manager - Silica Plus
Budgeting Office Expenses:1. Prioritize Expenses -Make a list of necessary expenses, such as rent, utilities, and salaries. Then, prioritize other expenses based on their importance to the business. This will help you allocate your budget more effectively.2. Set a Budget - Determine how much money you can allocate to each expense category. This will help you stay within your means and avoid overspending.3. Track Expenses - Keep track of all expenses, big and small. This will give you a better understanding of where your money is going and help you identify areas where you can cut costs.
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2 Erstellen Sie Ihren Plan
Weisen Sie Ressourcen zu, schätzen Sie Einnahmen und Ausgaben, und tun Sie dies für einen bestimmten Zeitraum, z. B. einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Verschiedene Tools und Methoden können Ihnen bei der Erstellung Ihres Bürobudgetplans helfen, z. B. Tabellenkalkulationen, Vorlagen, historische Daten, Benchmarks oder Prognosen. Ihr Plan sollte realistisch und flexibel sein und das Gesamtbudget der Organisation unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Plan regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen.
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- Stephanie Markiewicz Operations Coordinator @ The Cleveland Vibrator Co. |Google Data Analytics| HubSpot Certified
In my experience, using various tools and methods are critical to creating your budget plan. Do some research on tools that can help and make sure you have them in place when your plan is created
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Budgeting for office expenses involves a structured approach to managing your business or organization's financial resources. First, collect data on your past office expenses, Divide your expenses into categories such as rent, utilities, supplies etc, differentiate between fixed expenses and variable expenses, define financial goals for the upcoming period, based on your historical data and business plans, estimate your expenses for each category for that period, use a spreadsheet, budgeting software, or other tools to create a comprehensive budget plan etc. Continuously refine your budgeting process based on lessons learned and changing conditions. Remember that budgeting is an ongoing process that requires flexibility and adaptation.
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3 Verfolgen Sie Ihren Fortschritt
Überwachen und messen Sie, wie gut Sie Ihren Bürobudgetplan befolgen und erreichen, indem Sie Berichte, Rechnungen, Dashboards, Tabellen und mehr verwenden. Abweichungs-, Verhältnis- und Trendanalysen können Ihnen helfen, Ihre tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben mit Ihren geplanten Einnahmen und Ausgaben zu vergleichen und Lücken, Abweichungen oder Fehler zu identifizieren. Darüber hinaus können Feedback-Umfragen Ihnen helfen, Ihre Leistung und Ihre Auswirkungen auf Ziele und Ergebnisse zu bewerten. Sie sollten Ihren Fortschritten Mitarbeitern, Managern und anderen Stakeholdern berichten, damit Sie alle Herausforderungen angehen können, auf die Sie stoßen.
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Tracking budgets, KPI's, incentives and company spend is something that sounds daunting, but doesn't have to be. There are many tools at your disposal, (some integrate with each other) that give you all the data you need, provided you keep updating them. Updating them is a small task in comparison to having to accumulate the answers you need from an excel sheet...BELEIVE ME. Tools like Float, Clockify, Monday, along with a good CRM like Salesforce, is all you need to track, optimize, record and measure your team, budgets and spending.
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4 Optimieren Sie Ihre Ergebnisse
Nutzen Sie Ihre Daten und Erkenntnisse, um Ihren Budgetplan und Ihre Praktiken im Büro zu verfeinern. Um dies zu erreichen, könnten Sie bessere Angebote und Rabatte aushandeln, auf billigere oder umweltfreundlichere Alternativen umsteigen, bestimmte Prozesse automatisieren oder auslagern, Verschwendung oder Doppelarbeit vermeiden und in neue Geräte oder Software investieren. Sie sollten immer nach Möglichkeiten suchen, Ihr Einkommen zu steigern und Ihre Ausgaben zu senken, ohne Kompromisse bei Qualität oder Service einzugehen. Holen Sie Feedback und Vorschläge von Mitarbeitern, Kunden und Stakeholdern ein, wie das Budget verbessert werden kann.
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Feedback from within your organization is always good to have and can be vital when it comes to having a good working environment. In my experience I've always found that having regular check in's on a 1-2-1 basis and in a group setting can also give you a great perspective on areas of improvement that management can easily miss. Staying up to date with things outside of the office can also come in handy when looking to streamline or inspire. LinkedIn is a great tool for business & working news and you can learn a lot from expanding your connections.
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- Amit Bansal Leading the Indian Subcontinent @ CWGC
The most important factor here is your own historical data. Looking at the past trends can provide important insights regarding the budget. The typical year on year increase can be estimated with a fair degree of accuracy. The legacy data can also help to identify the areas for improvement by setting up benchmarks and going for renegotiation of contracts accordingly. Knowing where you are, is a prerequisite to plan where you need to go.
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5 Überprüfen und aktualisieren
Überprüfen Sie Ihr Bürobudget mindestens einmal im Jahr oder immer dann, wenn es eine wesentliche Änderung in Ihrem Büro oder Ihrer Organisation gibt. Aktualisieren Sie Ihr Budget basierend auf Ihren Ergebnissen, um sicherzustellen, dass es Ihre aktuelle Situation widerspiegelt. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Änderungen und Aktualisierungen Ihren Mitarbeitern, Managern und anderen Stakeholdern mitteilen und deren Zustimmung und Unterstützung einholen.
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In my opinion, an office budget should be reviewed quarterly at most, if not every 6 months. During that time you can see a rise or fall in revenue/sales etc, and staff numbers. You also have to factor in things that aren't related to the money coming in. Such as office moves, possible hiring plans, capacity of your employees working day. All of these things make a difference to the way of working, the people that work for you and the environment they're in.
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- Amit Bansal Leading the Indian Subcontinent @ CWGC
In my opinion, the budget should be reviewed every Quarter. No matter how meticulous your planning is, there are things which come up unplanned: unforeseen expenses, increase in costs, cost avoidance, cost reduction etc. Reviewing the budget every quarter helps to take such things into account and reforecast for the remainder of the year. Along with that, one should also look at the variances every month, in order to remain on track and correct course whenever needed.
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6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten
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One thing I've found helpful - identify the pattern. People are habitual, therefore office expenditure follows similar trend lines. For example stationary purchases are highest in January....One might argue it's the beginning of the year stock up, when in actual fact an Organisation is unknowingly carrying the stationary burden of Employees in school and even Employees' children.Patterns of disorganization & last minute purchases - One department may always purchase goods at the last minute. Last minute purchases cannot shop around for the best possible price.
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